Вы здесь

3 способа делать больше дел за меньшее время

Как повысить продуктивность работы

Когда Стива Джобса спросили, в чем секрет его успеха, он ответил: «В том, что я работал не долго, а эффективно». В самом деле, на успех предприятия влияет главным образом не то, сколько времени мы посвящаем решению каждой проблемы, а то, насколько мы сосредоточены и какой метод избираем для ее решения. Сегодня мы поговорим о трех действенных способах, которые помогут сделать больше дел, затратив при этом меньше времени, чем обычно.

1. Обязательное планирование

Планирование, четкое расписание — первое и основное, что лежит в основе успеха любого предпринимателя. И настоящее планирование не имеет ничего общего с мысленным представлением о том, как должен быть расписан ваш день. Планирование — это всегда письменная фиксация (в бумажном или электронном виде). Планирование — это календарь с подробной расшифровкой всех дел по времени, дням недели и месяцам. Планирование — это встреча с самим собой в качестве топ-клиента: то есть все то, что вы бы делали для другого, но при этом делаете для самого себя.

Вторая ошибка — слишком часто мы планируем то, чего хотим достичь, вместо того чтобы планировать то, что должны выполнить. Уметь представлять себе конечную цель всегда полезно, но пока она всего лишь образ в вашем воображении, пока она не сформулирована, не зафиксирована в материальном виде на письме, она неосязаема, а значит, необязательна к исполнению. Четко сформулировав для себя конечную цель и прописав шаги к ее достижению, вы буквальным образом выстраиваете лестницу, ведущую вас к успеху. Эта лестница помогает двигаться от точки до дочки, от этапа к этапу, она материальна и взятие каждого рубежа вдохновляет на новые подвиги. Тем самым вы делаете больше и быстрее, нежели если бы делали, не имея четко прописанного плана.

2. Эффективная эффективность

Эффективность означает делать работу как можно лучше в самые короткие сроки. Чтобы этого достичь, вы должны знать: во-первых, сколько времени будет занимать выполнение каждой конкретной задачи; во-вторых, как уменьшить время, затрачиваемое на выполнение этой задачи, без потери в качестве выполнения.

Как это работает? Предположим, ваша работа связна с обслуживанием клиентов. Вы тратите на одного клиента определенное количество времени и не хотели бы отказывать новым, но вы просто не успеваете обслужить большее количество за определенное время. Что нужно сделать? Во-первых, определить, сколько времени вы обычно тратите на обслуживание одного клиента. Например, один час. После этого задайтесь вопросом, а можно было бы сократить время работы без потери в качестве? На десять минут? На пятнадцать? На двадцать? На двадцать пять? После того как почувствуете крайний рубеж, ниже которого вам было бы проблематично выполнять работу качественно, добавьте пять минут к этому времени и остановитесь на нем. Так вы можете выгадать несколько минут еще для одного-двух клиентов, что увеличит лояльность к вашему бизнесу и существенно отразится на вашем материальном благополучии.

Запомните, что работать исключительно по графику, по расписанию — недостаточно. Вы должны быть точными во времени, ощущать время и искать способы оптимизировать работу для сокращения затрачиваемых минут на выполнение конкретного действия без потери в качестве.

3. Узкое фокусирование

Настоящий враг производительности — отвлечение. Способность оставаться внимательными и сосредоточенными на одном деле часто в современном мире считается не вполне приемлемой, так как популярностью пользуется умение работать в режиме многозадачности. Однако у этого умения есть и обратная сторона — теряется возможность сосредоточиваться на одном единственном деле и работать над ним непрерывно: мозг постоянно отвлекается на желание позвонить по телефону, прочитать электронную почту, обсудить параллельную проблему с подчиненным и многое другое. Тоже важное, но другое. В то время как пребывание в «сейчас» способно в разы увеличить вашу производительность.

Вот две вещи, которые вы просто обязаны научиться делать:

  • Во-первых, исключите все, что не связано с текущей задачей: отключите телефоны, выйдите из интернета, заблокируйте социальные сети, приучите коллег и подчиненных, что иногда во время работы будете выпадать из общения и пусть они даже не пытаются с вами разговаривать, а если попытаются, пусть не обижаются, если не получат ответа.
  • Во-вторых, если вы в принципе знаете, что склонны отвлекаться от текущей проблемы, задумываться, замечтаться или выпадать из реальности — купите себе таймер, заведите электронный планировщик и приучите себя ими пользоваться.

Личная производительность не требует целой свиты экспертов или помощников. Нужно сосредоточить внимание на том, что вы должны сделать, и работать без поблажек и оправданий.

Похожие статьи